اساسيات برنامج الاكسل
1-مدخل لبرنامج إكسل1-1 مقدمة عن الجداول الإلكترونية:
يتكون الجدول الإلكترونى من عدد كبير من الأعمدة والصفوف التى يتم خلالها إدخال البيانات وإجراء عمليات تخزين واسترجاع وطباعة لهذه البيانات فى أى وقت كما يتيح الجدول الإلكترونى للمستخدم إجراء عمليات حسابية فى منتهى التعقيد والحصول على أدق النتائج والجداول الإلكترونية هى برامح تتيح تحزين عدد كبير من البيانات فى صور مختلفة بحيث يمكن لتلك البيانات أن ترتبط فيما بينها بعلاقات معقدة مع إمكانية معالجتها بعدة طرق وسوف نفهم معنى كلمة جداول إلكترونية أكثر كلما تعلمنا وظيفة أخرى من وظائف إكسل ولكن من الذين يستخدمون الجداول الإلكترونية ويستفيدون بها؟ويستفيد عادة من تلك الجداول الإلكترونية الباحثون والمحاسبون والمراجعون والإحصائيون ورجال التسويق والمتخصصون فى التخطيط والتحليل المالى والاقتصادى والعلماء والأكاديميون وعدد كبير آخر من المتخصصين كل فى مجاله
وهناك العديد من برامج الجداول الإلكترونية منها لوتس 1-2-3،وكواترو برو،وأكسل،وغيرها من البرامج المماثلة،ولكننا سنركز على الاكسل باعتباره أكثر منتجات جداول البيانات فعالية المتاحة فى منطقتنا العربية وأكثرها انتشارا فضلا عن سهولة استخدامه وسواء كنت تخطط لاستخدام الإصدار 8,0 من microsft excel 97 أو الإصدارة 2000(أو ببساطة excel باللغة العربية)لتصميم تطبيقات خاصة بك أو لإنشاء جداول بيانات وتخطيطات فإنك ستكتشف فعالية هذا البرنامج
ويعتبر excel باللغة العربية هو الأفضل لجداول البيانات للعالم العربى بما يتضمنه من أحدث الميزات ودعم للغة العربية ويتناسب excel باللغة العربية بشكل مثالى مع المتطلبات الثنائية الاتجاه المعقدة للشركات والجامعات العالمية وللعاملين فى الحقول المالية
1-2 بدء تشغيل إكسل
بعد تشغيل برنامج الإعداد وإكمال تثبيت excel باللغة العربية انقر فوق الزر start ثم انقر programs ثم microsoft excel هذا كل ما عليك القيام به
1-3 حدود الجدول الإلكترونى :
يتكون الجدول من 256 عمودا تسمى بأسماء الحروف الإنجليزية من (A)إلى (Z)بالنسبة لأول 26 عمودا على الترتيب ثم يدمج الحرف (A)مع نفس الحروف السابقة لتكوين 26 عمودا أخرى(AA,AB,AC,.....)وهكذا ويلاحظ أنه فى حالة أوراق العمل العربية فإن الحرف (A)يبدأ من يمين الشاشة ثم الحرف (B)على يساره وهكذا
وأما الصفوف فتتكون من 65536 صفا ويظهر الصف فى أقصى يمين ورقة العمل وتأخذ الصفوف أرقام متسلسلة تبدأ من 1 إلى 65536 وتظهر مكتوبة باللغة العربية
1-4 المؤشر cell pointer
يتكون الجدول الإلكترونى من مجموعة من الخلايا غير المرئية التى نستدل عليها من الأرقام المميزة للصفوف والحروف المميزة للأعمدة فالخلية B98 تمثل المكان من الجدول الذى يلتقى عنده العمود B بالصف 98
والمؤشر عمود مضء بعرض خلية وارتفاع صف وهو يشير دائما إلى الخلية الحالية ويمكن تحريك هذا المؤشر إلى أى خلية فى ورقة العمل
وتصل عدد خلايا الجدول الإلكترونى إلى 16777216 خلية(65536 صف*256 عمود)ويمكنك التجول بين الخلايا باستخدام مفاتيح الاتجاهات الموجودة بلوحة المفاتيح
1-5 نافذة المصنف:
من خلال دراسة الشاشة الافتتاحية لبرنامج إكسل يتضح لنا:
1-تتكون نافذة المصنف من أعمدة وصفوف وتسمى نقطة تقاطع العمود مع الصف بالخلية والبرواز الأسود الذى يحيط بالخلية الأولى(A1)معناه أن هذه الخلية هى الخلية النشطة أى التى ستتأثر بأول مدخلات إلى ورقة العمل ويظهر عنوان الخلية النشطة فوق نافذة المصنف من جهة اليسار ويتكون الخلية من الحرف الدال على العمود والرقم الدال على الصف الذين يلتقيان عند الخلية فإن عنوان الخلية هو A1 لأن الخلية النشطة تقع عند التقاء العمود A مع الصف 1
2-تظهر نافذة إكسل خارج حدود المصنف وذلك بعنوان microsoft excel ويظهر تحتها مباشرة شريط (سطر)القوائم
3-شريط القوائم:ويتضمن هذا الشريط تسع قوائم رئيسية هى:ملف،تحرير،عرض،إدراج،تنسيق،أدوات،بيانات،إطار،تعليمات.
وتتضمن كل قائمة من هذه القوائم الرئيسية مجموعة من القوائم الفرعية التى تتضمن بدورها مجموعة من الاختيارات التى يمكن الاختيار من بينها
4-أشرطة الأدوات:وتظهر تحت شريط القوائم وتتضمن 14 مجموعة تشتمل كل منها على مجموعة من الأزرار التى تسمح باختيار الأوامر بصورة سريعة وسوف يتم تناول هذه الأشرطة بعد ذلك
5-مربع التحكم:ويظهر مربعان للتحكم بالركن الأيسر العلوى لشاشة برنامج إكسل الأول خاص بالمصنف book1 والثانى خاص ببرنامج إكسل ذاته ويمكن من خلال النقر المزدوج للمربع الثانى يمكن إغلاق إكسل والعودة إلى ال windows كما يمكن إغلاق المصنف أو برنامج إكسل من خلال نقر الزر الخاص بالإغلاق والموجود على يمين نافذة كل منهما نقرة واحدة وذلك دون الحاجة للنقر المزدوج على مربع التحكم
6-أزرار تبديل الأوراق:وهى أربعة أسهم تقع بالركن الأيمن السفلى لنافذة المصنف وتسمح بالانتقال السريع بين أوراق المصنف
7-أسهم التمرير:وهى أربعة أسهم تستخدم فى الانتقال السريع داخل ورقة العمل
8-قضيب التمرير:ويستخدم فى تحريك أسهم التمرير الأربع بسرعة فائقة
9-شريط المعلومات:ويظهر بأسفل نافذة المصنف ويظهر فيه معلومات عن الأوامر المستخدمة
1-6 التحرك داخل ورقة العمل:
باستخدام مفاتيح الأسهم يمكنك تحريك المؤشر المضىء إلى الأعمدة والصفوف المختلفة بمقدار خانة واحدة فى إتجاه المطلوب ولتحقيق حركة أسرع توجد مفاتيح أخرى مساعدة مثل التنقل والتمرير على مصنف أو ورقة عمل باستخدام مفاتيح الاختصار
اضغط من أجل
arrow key
(مفاتيح الأسهم) التنقل بقدر خلية واحدة فى اتجاه واحد
arrow key+ctrl الانتقال الى حاشية(بداية أو نهاية أو أقصى يمين أو أقصى
(أى الضغط على أحد يسار وفقا لمفتاح الأسهم الذى تم الضغط عليه)منطقة البيانات الحالية
مفاتيح الأسهم+مفتاح كنترول
معا)
TAB التنقل بين خلايا غير مؤمنة على ورقة عمل محمية
HOME الانتقال إلى بداية الصف
CTRL+HOME الانتقال إلى بداية ورقة العمل
PAGE DOWN الانتقال إلى الأسفل بقدر شاشة واحدة
PAGE UP الانتقال الأعلى بقدر شاشة واحدة
ALT+PAGE DOWN الانتقال الى اليمين بقدر شاشة واحدة
ALT+PAGE UP الانتقال الى اليسار بقدر شاشة واحدة
CTRL+PAGE DOWN الانتقال الى الورقة التالية فى المصنف
CTRL+PAGE UP الانتقال الى الورقة السابقة فى المصنف
CTRL+F6 OR CTRL+TAB الانتقال الى المصنف أو الإطار التالى
CTRL+SHIFT+F6 OR
CTRL+SHIFT+TAB الانتقال الى المصنف أو الاطار السابق
F6 الانتقال الى اللوح التالى
SHIFT+F6 الانتقال الى اللوح السابق
CTRL+BACKSPACE التمرير لعرض الخلية النشطة
END تشغيل وضع الإنهاء أو ايقاف تشغيله
END,ARROW KEY التنقل بقدر كتلة بيانات ضمن صف أو عمود
END,HOME الانتقال الى الخلية الاخيرة على ورقة العمل وهى الخلية
التى أقصى اليسار والصف المستخدم الى اقصى الجهة
السفلى(فى الزاوية اليسرى السفلى)الخلية المقابل لخلية
HOME وهى A1
END,ENTER الانتقال الى الخلية الأخيرة الى اليسار فى الصف الحالى
غير الفارغ لا يتوفر ضغط المفاتيح هذا إذا حددت خانة
الاختيار مفاتيحالتبويب"انتقال"(الأمر"خيارات" ،قائمة "ادوات")
SCROLL LOCK تشغيل قفل التمرير أو إيقاف تشغيله
HOME الانتقال الى الخلية فى الزاوية اليمنى العليا من الاطار
END الانتقال الى الخلية فى الزاوية اليسرى السفلى من الاطار
UP ARROW OR DOWN ARROW التمرير بقدر صف واحد الى الاعلى أو الى الاسفل
LEFT ARROW OR RIGHT ARROW التمرير بقدر عمود واحد الى اليسار أو الى اليمين
ملاحظة:
عندما تستخدم مفاتيح التمرير مثل PAGE UPوPAGE DOWN مع ايقاف تشغيل قفل التمرير SCROLL LOCK ينتقل التحديد حسب المسافة التى تقوم بتمريرها اذا اردت الاحتفاظ بالتحديد نفسه اثناء التمرير عليك اولا تشغيل قفل التمرير
*************
2-إدخال البيانات الى الجدول الإلكترونى
رغم ان إدخال البيانات فى برامج أوراق العمل الإلكترونية يتم بالبساطة والسهولة إلا أنه فى إكسل يحتاج لبعض التفسيرات وذلك بسبب احتواء اكسل على العديد من المزايا والمهارات التى تلائم العديد من أنواع البيانات وتساعد فى عملية الإدخال فبرنامج إكسل يسمح لنا بالتعادل مع البيانات فى العديد من الصور ومع ذلك فيمكننا مبدئيا أن نقول أن هناك نوعين أساسيين من البيانات التى يتم إدخالها فى إكسل وهما البيانات النصية text والبيانات الرقمية number
البيانات النصية text:
هى البيانات التى تحتوى على خليط من الأحرف العربية والانجليزية والمسافات والأرقام أيضا ويتعرف إكسل عليها نص ولذلك لا يمكن إجراء عمليات حسابية عليها
البيانات الرقمية number:
هى البيانات التى تتضمن الأرقام والتواريخ والأوقات وجميعها يجرى عليها العمليات الحسابية
وبعد أن عرفنا أنواع البيانات علينا أن نتعلم مهارات إدخال البيانات من خلال العرض التفصيلى لعمليات الادخال
2-1 إدخال البيانات النصية
-يمكن لنا ادخال بيان نصى يصل طوله حتى 255 حرف فى خلية ويتطلب ادخال بيان نصى فى أحد خلايا ورقة العمل تنفيذ ما يلى:
1-قم بالانتقال للخلية المراد ادخال النص بها
2-اضبط لوحة المفاتيح على اللغة المطلوبة(اذا كان البيان باللغة العربية اضغط على المفاتيح alt+shift الأيمن أما اذا كان البيان يبدأ بأحرف انجليزية فاضغط على المفاتيح alt+shift الأيسر)
3-ابدأ فى الكتابة وبمجرد أن تكتب حرفا واحدا سوف ينتبه إكسل إلى أنك تدخل بيانا نصيا وسوف تستجيب عدة أجزاء فى ورقة العمل كما يلى:
-يظهر النص الذى ندخله فى داخل الخلية وفى شريط الصيغة
-يظهر علامة إدراج النص أو مؤشر الكتابة داخل الخلية
-يظهر فى شريط الصيغة مربعين متجاورين يشتمل أحدهما على علامة صح ويسمى مربع الإدخال(ويؤدى نقره الى قبول المدخلات)ويشتمل على علامة x ويسمى مربع الإلغاء(ويؤدى نقره الى الرجوع عن عملية الإدخال)
4-أثناء الإدخال ربما نحتاج لتصحيح أى حروف خطأ ولكى نفعل ذلك علينا أن نستخدم مفتاح Backspace فقط ولا نستخدم أى من مفاتيح الأسهم لتحريك مؤشر الكتابة لأن مفاتيح الأسهم تستخدم فى انهاء عمليات الإدخال
5-لإنهاء الإدخال فى إكسل مكانة خاصة حيث يتاح لنا إنهاء إدخال البيانات فى إكسل بعدة طرق تختار أحدهما كل مرة بناء على الخطوة التالية التى تنوى القيام بها بعد إنهاء الإدخال حيث يمكنك أن:
-تتجه لأى من الخلايا المجاورة عن طريق ضغط أحد مفاتيح الأسهم الأربعة
-أو تضغط مفتاح الإدخال لتنتقل للخلية التى تقع أسفل الخلية الحالية ويمكنك ضغط مفتاح Tab لتنتقل للخلية التى تقع بعد الخلية الخالية فى نفس الصف
-أو تضغط مفتاح shift+tab لتنتقل للخلية التى تقع قبل الخلية الحالية فى نفس الصف
-أو تنقر بالماوس فى أى خلية أخرى مباشرة
-أو تحتفظ بمؤشر الخلية فى نفس الخلية التى أدخلت فيها البيان بنقر رمز الإدخال فى شريط الصيغة
كل هذه الطرق يمكن أن نستخدمها لكى نعتمد إدخال البيانات داخل الخلية فماذا عن التراجع عن عملية الإدخال وإهمالها يمكننا فى أى وقت أن تعدل عن عملية الإدخال بضغط مفتاح Escape أو نقر زر إلغاء الأمر فى شريط الصيغة
وحتى لو تم انهاء عملية الإدخال بطريقة طبيعية فانه يمكن التراجع بضغط مقتاحى ctrl+z أو نقر زر تراجع فى شريط الأدوات القياسى أو اختيار الأمر(تراجع)من قائمة تحرير
هناك بعض المهارات الأساسية لعملية إدخال النصوص أهمها ما يلى:
-عند تكرار بعض البيانات فى عدد من الخلايا يوفر إكسل عدة مميزات تسهل لنا عمليات الإدخال(مثله فى ذلك مثل سائر برامج ويندوز والكثير من البرامج التطبيقية)فهناك مثلا ميزة الإكمال التلقائى فبمجرد أن تبدأ فى إدخال بيان فى أحد الخلايا سوف يبحث إكسل عن بيان أخر فى نفس العمود يبدأ بنفس الحروف التى كتبتها ويعرض لك البيان القديم بالكامل فاذا كان البيان الذى عرضه إكسل مطابق لما ترغب فى إدخاله فقم بضغط مفتاح الإدخال ليستكمله البرنامج نيابة عنك أما اذا كان مخالفا لما تريده فاستمر فى عملية الكتابة وسيختفى من تلقاء نفسه عند ادخال أول حرف مخالف له أما إذا كانت هذه الخاصية غير مرغوبة فيمكنك أن تضغط مفتاح Backspace لتختفى خاصية الإكمال التلقائى ثم تكمل عملية الإدخال
-عند الرغبة فى ادخال أحد البيانات التى أدخلتها من قبل فى نفس العمود:
1-اذهب الى الخلية التى ستدخل بها البيان ثم اضغط مفتاح Alt مع سهم لأسفل لتعرض لك قائمة بالبيانات التى أدخلتها فى نفس العمود
2-ثم اختر البيان المطلوب من القائمة ليدخله لك إكسل كما يمكنك عرض نفس القائمة بنقر الزر الأيمن على الخلية ثم اختيار الأمر(انتقاء من القائمة)
-فى حالة الرغبة فى إدخال نفس البيان فى عدة خلايا فيمكنك أن تحدد هذه الخلايا ثم تبدأ فى كتابة البيان وفى النهاية تضغط مفتاح Ctrl+enter ليتم إدخال البيان فى كافة الخلايا مرة واحدة
-ان ادخال مجموعة بيانات فى نطاق محدد يتطلب أولا تحديد النطاق حيث بعد إنهاء التحديد ان أحد الخلايا داخل النطاق مميزة بالخلفية البيضاء وهذه هى الخلية النشطة ثم ابدأ فى كتابة البيان الخاص بهذه الخلية ثم اضغط مفتاح الإدخال لينتقل مؤشر الخلية النشطة للخلية التالية لها فى نفس العمود داخل النطاق أيضا وإذا كانت الخلية الحالية أخر خلية فى العمود التالى داخل النطاق حتى تصل لآخر خلية داخل النطاق وبعد إدخال البيانات المرغوبة وضغط مفتاح الإدخال سوف ينتقل المؤشر مرة أخرى لأول خلية فى النطاق
-من الطبيعى أن يكون البيان النصى الذى يتم إدخاله فى خلية معينة لا تريد إجراء توسيع لها محدودا(سطرا واحدا)ولكن يمكن مع ذلك إدخال بيانا نصيا مطولا(على عدة أسطر)داخل خلية واحدة ولكى يتم ذلك:انتقل للخلية ثم ابدأ فى كتابة النص وعندما تريد بدء سطر جديد اضغط مفتاحى Alt+Enter سينتقل بك مؤشر الكتابة لسطر جديد ولكن فى نفس الخلية (لاحظ أن عنوان الخلية فى شريط الصيغة لم يتغير)قم باستكمال ما تريد كتابته فى السطر الجديد وبإمكانك ضغط Alt+Enter لبدء سطر ثالث ورابع وهكذا وفى النهاية تنهى عملية الأدخال بالشكل الذى تريده داخل خلية واحدة مكونة من عدة أسطر
لاحظ ان ارتفاع الصف الذى يحتوى تلك الخلية سوف يزيد ليستوعب عدد السطور التى أدخلتها
-إذا رغبت فى تقسيم النص الطويل على عدة سطور بطريقة تلقائية من قبل البرنامج فقم بكتابة النص فى سطر واحد ثم انقر بزر الفارة الأيمن على الخلية المطلوبة واختر من القائمة المختصرة الأمر(تنسيق خلايا)اختر تبويب (محاذاة)وفى قسم (التحكم بالنص)اختر صندوق(التفاف النص)ثم انقر زر موافق
فيلتف النص داخل الخلية ويظهر فى عدة سطور حسب عرض الخلية
-اذا رغبت فى حذف محتويات خلية أو اكثر قم بتحديدها ثم نفذ واحدة من البدائل التالية:
1-اضغط مفتاح Delete
2-او انقر زر الماوس الأيمن واختر من القائمة المختصرة الأمر (مسح المحتويات)
3-أو قم بتحديد الجزء المطلوب ثم اسحب المربع الصغير فى نهاية النطاق المحدد والمسمى(مقبض التعبئة)فى اتجاه النطاق المحدد
-لإدخال بيان فى أحد الخلايا التى كانت تحتوى بيانات من قبل قم بالانتقال بالمؤشر لهذه الخلية ثم ابدأ فى كتابة البيان الجديد ليحل محل البيان القديم فورا(هذه الميزة موجودة فى غالبية برامج أوراق العمل الالكترونية)أما إذا تراجعت عن الفكرة وأردت استعادة البيان القديم فاضغط مفتاح Esc أو انقر رمز (إلغاء الأمر)فى شريط الصيغة وإذا قمت بإنهاء الإدخال بطريقة طبيعية فسوف يحل البيان الجديد محل القديم ويمكنك أيضا التراجع بنقر زر(تراجع undo)ليعود البيان القديم كما كان أما إذا أردت فقط أن تعدل أحد البيانات فقم بالضغط على مفتاح التنقيح(مفتاح f2)لتجد مؤشر الكتابة قد ظهر داخل الخلية قم بوضعه فى مكان التعديل الذى تريده وقم بتعديل أى نص ثم انه عملية الإدخال بالطريقة التى تريدها
2-2 إدخال البيانات الرقمية
2-2-1 الحروف المسموح بها فى البيانات الرقمية
-الأرقام من صفر حتى 9 ،=،+،-،%،$،E
ويلاحظ ان انحرفE
Cacital أو Small يستخدم لاختصار الأرقام الكبيرة جدا والصغيرة جدا وهو الاستخدام فى المجال العلمى
-الأرقام السالبة تكتب مسبوقة بإشارة سالب،أو تكتب بين قوسين
-إذا اشتملت الخلية على حروف غير المسموح بها فى البيانات الرقمية فان برنامج اكسل يعاملها كبيانات نصية
2-2-2 الحد الأقصى لطول الأرقام فى إكسل:
ينبغى ألا يزيد طول الرقم العشرى عن 9 خانات وإذا زاد العدد عن ذلك سيقوم بتحويل الخانات الإضافية على أقصى اليمين إلى أصفار وإذا زاد الرقم عن عرض الخلية ستظهر هذه العلامات### بعرض الخلية وللتخلص منها ما ينبغى زيادة اتساع عرض الخلية حتى تظهر الأرقام مرة أخرى
-كيف ندخل الأرقام؟
يتم إدخال الأرقام كما نكتبها فى حياتنا اليومية ندخل الأرقام على اليسار أولا ثم نتجه لليمين مثلا لإدخال عدد 25 نكتب 2 ثم 5
استخدام اللوحة الرقمية فى لوحة المفاتيح:
فى الجانب الأيمن فى لوحة المفاتيح تقع اللوحة الرقمية التى تشبه الألة الحاسبة ولقد تعود المحاسبين على استخدامها بدون النظر إليها وبالطبع يمكن لهم أن يستخدموها لإدخال البيانات الرقمية فى إكسل ولكن بعد التأكد من أن مفتاح NumLock فى حالة تشغيل
ويتم التأكد من خلال المؤشر الذى يقع فوق مفتاح NumLock مباشرة ويضىء عندما يكون فى حالة التشغيل وفى هذه الحالة يمكنك استخدام مفاتيح اللوحة الرقمية كالآلة الحاسبة تماما أما إذا كان مفتاح NumLock فى حالة عدم تشغيل فسوف تستخدم اللوحة الرقمية وظيفتين بحيث يتم تنفيذ الوظائف المكتوبة أسفل عندما يكون مفتاح NumLock غير مشغل أما والوظائف المكتوبة أعلى فيتم تنفيذها عندما يكون مشغلا
-مهارات إدخال البيانات الرقمية
فيما يلى بعض من مهارات إدخال البيانات الرقمية:
1-عندما تريد إدخال بيانا عدديا بأحد الخانات قم بالانتقال إليها ثم ابدأ فى كتابة الأرقام مباشرة أو اسبقها بعلامة = أو + أو - ولكن فى حالة كتابة--قبل الرقم سيعتبره سالبا المهم اذا كان الرقم صحيحا موجبا فابدأ فى إدخاله من اليمين لليسار ثم انه عملية الإدخال بأحد الطرق التى تعرفنا عليها فى إدخال النصوص
2-إذا كان العدد سالبا فاسبقه بعلامة - أو ضعه بين قوسين وإذا كان العدد يحتوى على كسر عشرى مثلا 22,13 فابدأ بكتابة الأرقام التى على يسار العلامة حتى إذا وصلت للعلامة فاكتب نقطة وبعد كتابة النقطة يمكنك كتابة الأرقام على يمين العلامة(لاحظ أن نفس مفتاح النقطة فى اللغة الانجليزية يستخدم لإدخالها فى اللغة العربية ولكن مع مفتاح Shift )
3-إذا كان العدد يحتوى على كسر اعتيادى مثلا 5 وربع فابدأ بكتابة الأرقام الصحيحة من اليمين لليسار حتى إذا فرغت منها وجاء دور الكسر فقم بكتابة مسافة ثم اكتب بسط الكسر ثم اكتب علامة / ثم اكتب المقام
4-إذا رغبت فى كتابة كسر اعتبارى بدون أرقام قبله فيجب أن تسبقه بصفر ثم نترك مسافة ثم نكتبه
5-إذا رغبت فى كتابة كسر عشرى بدون أرقام صحيحة فيمكننا البدء بالعلامة العشرية لاحظ أن الكسر الاعتيادى يعرض فقط بهذا الشكل أما إذا نظرنا لشريط الصيغة فسوف نجد إكسل يكتبه ككسر عشرى
6-البيانات الرقمية يتم ضبطها تلقائيا ناحية اليمين ولكن مع ذلك يمكن ضبطها فى أى ناحية أخرى بعد ذلك
7-يتم إدخال التاريخ بنفس طريقة إدخال الكسور الاعتيادية حيث يمكن إدخال اليوم ثم علامة / ثم إدخال الشهر ثم علامة / ثم إدخال العام ثنائيا أو رباعيا كما يمكن تجاهل إدخال العام والاكتفاء باليوم والشهر
8-يتطلب إجراء عملية حسابية مباشرة فى أحد الخلايا أن تدخل علامة = أو + أو - فى بداية الخلية ثم تبدأ فى كتابة القيم وعلامات الجمع والطرح والضرب والقسمة والأسس حسب العملية التى تريد أن تنفذها وفى النهاية اضغط مفتاح الإدخال أو أتمم عملية الإدخال بأى طريقة آخرى على الفور سيقوم برنامج إكسل بإجراء العملية الحسابية وإظهار النتيجة فى الخلية
-إدخال الأرقام كنصوص:
نحتاج فى بعض الأحيان لإدخال بعض البيانات الرقمية ولكن نريد التعامل معها كنصوص والمبرر لذلك هو أن هناك بعض البيانات الرقمية يفضل أن ندخلها كنصوص لأنها هى فى حقيقتها نصوص وعناوين وليست أرقاما وهذه البيانات مثل رقم التليفون أو عنوان صندوق بريدى هى فى حقيقتها عنوان وليست أرقام ولكن ما المانع أن ندخل هذه البيانات كقيم رقمية؟
بقوم إكسل دائما بإعادة تشكيل البيانات الرقمية بما لا يغير قيمتها فمثلا الأصفار على الشمال يلغيها وهذا بالطبع لا يتوافق مع العناوين والأرقام الكودية والتى يجب حفظها كما هى بدون تغيير وسوف يسمح إكسل رغم ذلك بإجراء العمليات الحسابية عليها تماما كالقيم الرقمية العادية
كما يمكنك تنسيق عدة خلايا على أنها خلايا نصوص ثم تكتب ما تشاء من أرقام داخلها ليعتبرها إكسل نصوص ولتفعل ذلك حدد هذه الخلايا ثم افتح مربع حوار (تنسيق خلايا)فيظهر لك مربع الحوار ثم اختر الأمر"نص"ثم اضغط موافق لاحظ أن الأرقام التى تدخل كنصوص يتم ضبطها تلقائيا ناحية اليسار وليس ناحية اليمين وكذلك القيم التى سيتم حسابها من أرقام منسقة كنصوص
-تعبئة البيانات:
هى حالة خاصة لعملية نسخ البيانات ويتم فيها نسخ محتويات أحد الخلايا فى عدة خلايا مجاورة لها فعندما ندخل بيان ما فى خلية أو أكثر ونريد نسخة لخلايا مجاورة له فيمكننا استخدام خاصية التعبئة كما يلى:
نقف قبل الخلية أو الخلايا التى أدخلنا فيها البيان ثم نضغط مفتاحى Ctrl+D لتعبئة نسخة أخرى منه
ولنسخ عدة نسخ تحدد نطاقا يحتوى على البيانات المكتوبة والأماكن الخالية المراد النسخ فيها ثم نفتح قائمة تحرير ونختار منها (تعبئة)ومن القائمة الفرعية نختار اتجاه التعبئة المطلوب(الى الأسفل أم إلى اليمين أم إلى الأعلى أم إلى اليسار)
وبالضغط على مفتاح موافق يتم النسخ للخلايا المحددة أما الطريقة المثالية لتنفيذ عملية التعبئة فتكون باستخدام مقبض التعبئة الذى يظهر عند الركن الأخير من مؤشر الخلايا أو من النطاق المحدد وعندما تقف بالماوس فوق هذا المقبض سوف يتحول المؤشر لعلامة + وعند ذلك يمكن أن تسحب هذا المؤشر لتحديد الجزء المراد تعبئته البيانات لاحظ انك بهذه الطريقة يمكنك تعبئة البيانات فى أى من الاتجاهات الأربعة ولعدة نسخ وبعد أن تحدد المساحة المطلوب تعبئتها اترك الماوس
-ادخال السلاسل
كثيرا ما نحتاج لإدخال مجموعة بيانات فى خلايا مجاورة لبعضها فيما يشبه السلسلة ومن أمثلة ذلك سلسلة بأيام الأسبوع أو أشهر السنة أو أرقام متوالية عددية أو هندسية وغير ذلك كثير ويسهل لنا إكسل أن نعبىء الخانات بهذه السلاسل تلقائيا وبمنتهى السهولة
والطريقة المباشرة فى إكسل لإنشاء السلاسل هى ملء خانتين من السلسلة ثم سحب مقبض التعبئة حتى نغطى الخلايا المطلوب تعبئتها وترك الماوس فى هذه الحالة سيقوم إكسل بلء السلسلة تلقائيا بمعرفة قيمة الخانة الأولى والقيمة التى تفصل بين الأولى والثانية(قيمة الخطوة)وتحديد القيمة النهائية عن طريق عدد خانات النطاق المحدد
ويلاحظ عند تعبئة السلاسل ما يلى:
1-ان سلاسل التاريخ لا تحتاج لمثل هذا الإجراء حيث يكتفى بكتابة خلية واحدة ثم يكملها اكسل تلقائيا
2-يمكن أن تبدأ السلسلة بأى رقم أو يوم أو تاريخ
3-يمكن أن تكون خطوة السلسة تصاعدية +2 مثلا أو تنازلية -2 مثلا
وهناك طريقة أخرى تعتمد على التحكم الكامل فى بداية ونهاية وتدرج السلسة تعتمد على تنفيذ الخطوات التالية:
1-قم بكتابة أول أو أول وثانى خانتين فى السلسلة ثم اسحب مقبض التعبئة بزر الماوس الأيمن حتى تغطى المكان المطلوب ملئه بالسلسة وعندما ترفع يدك عن الفارة ستظهر القائمة المختصرة
2-اختر منها سلسلة عند ذلك سيظهر مربع حوار (سلسلة)
والذى يمكنك من خلاله تحديد ما يلى:
-هل تريد السلسلة فى الصفوف أم فى الأعمدة
-تحديد نوع السلسلة هل هى سلسلة خطية بمعنى أنها تمثل متوالية عددية تزيد قيمة كل خانة فيها عن السابقة بمقدار(قيمة الخطوة)المذكورة هنا أم هل هى سلسلة نمو بمعنى أنها تمثل متوالية هندسية تساوى قيمة كل خانة فيها قيمة الخانة السابقة مضروبة فى (قيمة الخطوة)المذكورة هنا أم هى سلسلة تاريخ وعند ذلك سيكون عليك تحديد وحدة التاريخ التى تزيدها السلسلة(هل هى يوم أم أسبوع أم شهر أم سنة)لاحظ أيضا أن (قيمة الخطوة) ستؤثر هنا أى أنها ستحدد كم يوم أو شهر أو سنة فرق بين كل خانة والتالية لها وأخيرا يمكنك اختيار النوع (تعبئة تلقائية) والذى يعنى تعبئة الخلايا استنباطيا من الخانات التى تم إدخالها بالفعل بواسطتك قبل إصدار الأمر سلسلة
-فى خانة (قيمة التوقف)يجب تحديد الحد الأقصى الذى تريد وصول السلسلة له حيث أن السلسلة لن تتعدى النطاق المحدد
-التعليقات
لإنشاء تعليق فى خلية ما انقر بزر الماوس الأيمن عليها ثم اختر الأمر (إدراج تعليق)لتجد إكسل فورا قد وضع علامة حمراء فى ركن الخلية تسمى(مؤشر التعليق)وفتح لك مربع اصفر اللون كتب فيه اسم المستخدم وترك لك مؤشر الكتابة داخله لتقوم بكتابة التعليق ابدأ فورا فى كتابة التعليق لاحظ أن النص يلتف عند الوصول لنهاية السطر يمكنك تغيير أبعاد مربع التعليق باستخدام تلك المقابض كما يمكنك سحبه بالماوس لأى مكان عندما يصبح المؤشر بهذا الشكل وسوف يتحرك معك السهم الذى يربط المربع بالخلية حتى لا تنسى أنه يخص هذه الخلية ولإنهاء التعليق انقر بالماوس خارج المربع فى أى خلية ولإظهار تعليق أى خلية(والتى تميز بمؤشر التعليق الأحمر)ضع مؤشر الماوس عليها ليظهر التعليق فورا ولتعديل التعديل انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية واختر من القائمة(تحرير التعليق)قم بالتعديل المطلوب ثم انقر أيضا خارج المربع لتنهى عملية التعديل ولحذف تعليق انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية واختر من القائمة (حذف التعليق) ولإظهار كافة التعليقات حتى تراجعها مرة واحدة افنح قائمة عرض واختر منها الأمر(تعليقات)لاحظ أن اختيار نفس الأمر مرة أخرى سوف يخفى كل التعليقات
رغم ان إدخال البيانات فى برامج أوراق العمل الإلكترونية يتم بالبساطة والسهولة إلا أنه فى إكسل يحتاج لبعض التفسيرات وذلك بسبب احتواء اكسل على العديد من المزايا والمهارات التى تلائم العديد من أنواع البيانات وتساعد فى عملية الإدخال فبرنامج إكسل يسمح لنا بالتعادل مع البيانات فى العديد من الصور ومع ذلك فيمكننا مبدئيا أن نقول أن هناك نوعين أساسيين من البيانات التى يتم إدخالها فى إكسل وهما البيانات النصية text والبيانات الرقمية number
البيانات النصية text:
هى البيانات التى تحتوى على خليط من الأحرف العربية والانجليزية والمسافات والأرقام أيضا ويتعرف إكسل عليها نص ولذلك لا يمكن إجراء عمليات حسابية عليها
البيانات الرقمية number:
هى البيانات التى تتضمن الأرقام والتواريخ والأوقات وجميعها يجرى عليها العمليات الحسابية
وبعد أن عرفنا أنواع البيانات علينا أن نتعلم مهارات إدخال البيانات من خلال العرض التفصيلى لعمليات الادخال
2-1 إدخال البيانات النصية
-يمكن لنا ادخال بيان نصى يصل طوله حتى 255 حرف فى خلية ويتطلب ادخال بيان نصى فى أحد خلايا ورقة العمل تنفيذ ما يلى:
1-قم بالانتقال للخلية المراد ادخال النص بها
2-اضبط لوحة المفاتيح على اللغة المطلوبة(اذا كان البيان باللغة العربية اضغط على المفاتيح alt+shift الأيمن أما اذا كان البيان يبدأ بأحرف انجليزية فاضغط على المفاتيح alt+shift الأيسر)
3-ابدأ فى الكتابة وبمجرد أن تكتب حرفا واحدا سوف ينتبه إكسل إلى أنك تدخل بيانا نصيا وسوف تستجيب عدة أجزاء فى ورقة العمل كما يلى:
-يظهر النص الذى ندخله فى داخل الخلية وفى شريط الصيغة
-يظهر علامة إدراج النص أو مؤشر الكتابة داخل الخلية
-يظهر فى شريط الصيغة مربعين متجاورين يشتمل أحدهما على علامة صح ويسمى مربع الإدخال(ويؤدى نقره الى قبول المدخلات)ويشتمل على علامة x ويسمى مربع الإلغاء(ويؤدى نقره الى الرجوع عن عملية الإدخال)
4-أثناء الإدخال ربما نحتاج لتصحيح أى حروف خطأ ولكى نفعل ذلك علينا أن نستخدم مفتاح Backspace فقط ولا نستخدم أى من مفاتيح الأسهم لتحريك مؤشر الكتابة لأن مفاتيح الأسهم تستخدم فى انهاء عمليات الإدخال
5-لإنهاء الإدخال فى إكسل مكانة خاصة حيث يتاح لنا إنهاء إدخال البيانات فى إكسل بعدة طرق تختار أحدهما كل مرة بناء على الخطوة التالية التى تنوى القيام بها بعد إنهاء الإدخال حيث يمكنك أن:
-تتجه لأى من الخلايا المجاورة عن طريق ضغط أحد مفاتيح الأسهم الأربعة
-أو تضغط مفتاح الإدخال لتنتقل للخلية التى تقع أسفل الخلية الحالية ويمكنك ضغط مفتاح Tab لتنتقل للخلية التى تقع بعد الخلية الخالية فى نفس الصف
-أو تضغط مفتاح shift+tab لتنتقل للخلية التى تقع قبل الخلية الحالية فى نفس الصف
-أو تنقر بالماوس فى أى خلية أخرى مباشرة
-أو تحتفظ بمؤشر الخلية فى نفس الخلية التى أدخلت فيها البيان بنقر رمز الإدخال فى شريط الصيغة
كل هذه الطرق يمكن أن نستخدمها لكى نعتمد إدخال البيانات داخل الخلية فماذا عن التراجع عن عملية الإدخال وإهمالها يمكننا فى أى وقت أن تعدل عن عملية الإدخال بضغط مفتاح Escape أو نقر زر إلغاء الأمر فى شريط الصيغة
وحتى لو تم انهاء عملية الإدخال بطريقة طبيعية فانه يمكن التراجع بضغط مقتاحى ctrl+z أو نقر زر تراجع فى شريط الأدوات القياسى أو اختيار الأمر(تراجع)من قائمة تحرير
هناك بعض المهارات الأساسية لعملية إدخال النصوص أهمها ما يلى:
-عند تكرار بعض البيانات فى عدد من الخلايا يوفر إكسل عدة مميزات تسهل لنا عمليات الإدخال(مثله فى ذلك مثل سائر برامج ويندوز والكثير من البرامج التطبيقية)فهناك مثلا ميزة الإكمال التلقائى فبمجرد أن تبدأ فى إدخال بيان فى أحد الخلايا سوف يبحث إكسل عن بيان أخر فى نفس العمود يبدأ بنفس الحروف التى كتبتها ويعرض لك البيان القديم بالكامل فاذا كان البيان الذى عرضه إكسل مطابق لما ترغب فى إدخاله فقم بضغط مفتاح الإدخال ليستكمله البرنامج نيابة عنك أما اذا كان مخالفا لما تريده فاستمر فى عملية الكتابة وسيختفى من تلقاء نفسه عند ادخال أول حرف مخالف له أما إذا كانت هذه الخاصية غير مرغوبة فيمكنك أن تضغط مفتاح Backspace لتختفى خاصية الإكمال التلقائى ثم تكمل عملية الإدخال
-عند الرغبة فى ادخال أحد البيانات التى أدخلتها من قبل فى نفس العمود:
1-اذهب الى الخلية التى ستدخل بها البيان ثم اضغط مفتاح Alt مع سهم لأسفل لتعرض لك قائمة بالبيانات التى أدخلتها فى نفس العمود
2-ثم اختر البيان المطلوب من القائمة ليدخله لك إكسل كما يمكنك عرض نفس القائمة بنقر الزر الأيمن على الخلية ثم اختيار الأمر(انتقاء من القائمة)
-فى حالة الرغبة فى إدخال نفس البيان فى عدة خلايا فيمكنك أن تحدد هذه الخلايا ثم تبدأ فى كتابة البيان وفى النهاية تضغط مفتاح Ctrl+enter ليتم إدخال البيان فى كافة الخلايا مرة واحدة
-ان ادخال مجموعة بيانات فى نطاق محدد يتطلب أولا تحديد النطاق حيث بعد إنهاء التحديد ان أحد الخلايا داخل النطاق مميزة بالخلفية البيضاء وهذه هى الخلية النشطة ثم ابدأ فى كتابة البيان الخاص بهذه الخلية ثم اضغط مفتاح الإدخال لينتقل مؤشر الخلية النشطة للخلية التالية لها فى نفس العمود داخل النطاق أيضا وإذا كانت الخلية الحالية أخر خلية فى العمود التالى داخل النطاق حتى تصل لآخر خلية داخل النطاق وبعد إدخال البيانات المرغوبة وضغط مفتاح الإدخال سوف ينتقل المؤشر مرة أخرى لأول خلية فى النطاق
-من الطبيعى أن يكون البيان النصى الذى يتم إدخاله فى خلية معينة لا تريد إجراء توسيع لها محدودا(سطرا واحدا)ولكن يمكن مع ذلك إدخال بيانا نصيا مطولا(على عدة أسطر)داخل خلية واحدة ولكى يتم ذلك:انتقل للخلية ثم ابدأ فى كتابة النص وعندما تريد بدء سطر جديد اضغط مفتاحى Alt+Enter سينتقل بك مؤشر الكتابة لسطر جديد ولكن فى نفس الخلية (لاحظ أن عنوان الخلية فى شريط الصيغة لم يتغير)قم باستكمال ما تريد كتابته فى السطر الجديد وبإمكانك ضغط Alt+Enter لبدء سطر ثالث ورابع وهكذا وفى النهاية تنهى عملية الأدخال بالشكل الذى تريده داخل خلية واحدة مكونة من عدة أسطر
لاحظ ان ارتفاع الصف الذى يحتوى تلك الخلية سوف يزيد ليستوعب عدد السطور التى أدخلتها
-إذا رغبت فى تقسيم النص الطويل على عدة سطور بطريقة تلقائية من قبل البرنامج فقم بكتابة النص فى سطر واحد ثم انقر بزر الفارة الأيمن على الخلية المطلوبة واختر من القائمة المختصرة الأمر(تنسيق خلايا)اختر تبويب (محاذاة)وفى قسم (التحكم بالنص)اختر صندوق(التفاف النص)ثم انقر زر موافق
فيلتف النص داخل الخلية ويظهر فى عدة سطور حسب عرض الخلية
-اذا رغبت فى حذف محتويات خلية أو اكثر قم بتحديدها ثم نفذ واحدة من البدائل التالية:
1-اضغط مفتاح Delete
2-او انقر زر الماوس الأيمن واختر من القائمة المختصرة الأمر (مسح المحتويات)
3-أو قم بتحديد الجزء المطلوب ثم اسحب المربع الصغير فى نهاية النطاق المحدد والمسمى(مقبض التعبئة)فى اتجاه النطاق المحدد
-لإدخال بيان فى أحد الخلايا التى كانت تحتوى بيانات من قبل قم بالانتقال بالمؤشر لهذه الخلية ثم ابدأ فى كتابة البيان الجديد ليحل محل البيان القديم فورا(هذه الميزة موجودة فى غالبية برامج أوراق العمل الالكترونية)أما إذا تراجعت عن الفكرة وأردت استعادة البيان القديم فاضغط مفتاح Esc أو انقر رمز (إلغاء الأمر)فى شريط الصيغة وإذا قمت بإنهاء الإدخال بطريقة طبيعية فسوف يحل البيان الجديد محل القديم ويمكنك أيضا التراجع بنقر زر(تراجع undo)ليعود البيان القديم كما كان أما إذا أردت فقط أن تعدل أحد البيانات فقم بالضغط على مفتاح التنقيح(مفتاح f2)لتجد مؤشر الكتابة قد ظهر داخل الخلية قم بوضعه فى مكان التعديل الذى تريده وقم بتعديل أى نص ثم انه عملية الإدخال بالطريقة التى تريدها
2-2 إدخال البيانات الرقمية
2-2-1 الحروف المسموح بها فى البيانات الرقمية
-الأرقام من صفر حتى 9 ،=،+،-،%،$،E
ويلاحظ ان انحرفE
Cacital أو Small يستخدم لاختصار الأرقام الكبيرة جدا والصغيرة جدا وهو الاستخدام فى المجال العلمى
-الأرقام السالبة تكتب مسبوقة بإشارة سالب،أو تكتب بين قوسين
-إذا اشتملت الخلية على حروف غير المسموح بها فى البيانات الرقمية فان برنامج اكسل يعاملها كبيانات نصية
2-2-2 الحد الأقصى لطول الأرقام فى إكسل:
ينبغى ألا يزيد طول الرقم العشرى عن 9 خانات وإذا زاد العدد عن ذلك سيقوم بتحويل الخانات الإضافية على أقصى اليمين إلى أصفار وإذا زاد الرقم عن عرض الخلية ستظهر هذه العلامات### بعرض الخلية وللتخلص منها ما ينبغى زيادة اتساع عرض الخلية حتى تظهر الأرقام مرة أخرى
-كيف ندخل الأرقام؟
يتم إدخال الأرقام كما نكتبها فى حياتنا اليومية ندخل الأرقام على اليسار أولا ثم نتجه لليمين مثلا لإدخال عدد 25 نكتب 2 ثم 5
استخدام اللوحة الرقمية فى لوحة المفاتيح:
فى الجانب الأيمن فى لوحة المفاتيح تقع اللوحة الرقمية التى تشبه الألة الحاسبة ولقد تعود المحاسبين على استخدامها بدون النظر إليها وبالطبع يمكن لهم أن يستخدموها لإدخال البيانات الرقمية فى إكسل ولكن بعد التأكد من أن مفتاح NumLock فى حالة تشغيل
ويتم التأكد من خلال المؤشر الذى يقع فوق مفتاح NumLock مباشرة ويضىء عندما يكون فى حالة التشغيل وفى هذه الحالة يمكنك استخدام مفاتيح اللوحة الرقمية كالآلة الحاسبة تماما أما إذا كان مفتاح NumLock فى حالة عدم تشغيل فسوف تستخدم اللوحة الرقمية وظيفتين بحيث يتم تنفيذ الوظائف المكتوبة أسفل عندما يكون مفتاح NumLock غير مشغل أما والوظائف المكتوبة أعلى فيتم تنفيذها عندما يكون مشغلا
-مهارات إدخال البيانات الرقمية
فيما يلى بعض من مهارات إدخال البيانات الرقمية:
1-عندما تريد إدخال بيانا عدديا بأحد الخانات قم بالانتقال إليها ثم ابدأ فى كتابة الأرقام مباشرة أو اسبقها بعلامة = أو + أو - ولكن فى حالة كتابة--قبل الرقم سيعتبره سالبا المهم اذا كان الرقم صحيحا موجبا فابدأ فى إدخاله من اليمين لليسار ثم انه عملية الإدخال بأحد الطرق التى تعرفنا عليها فى إدخال النصوص
2-إذا كان العدد سالبا فاسبقه بعلامة - أو ضعه بين قوسين وإذا كان العدد يحتوى على كسر عشرى مثلا 22,13 فابدأ بكتابة الأرقام التى على يسار العلامة حتى إذا وصلت للعلامة فاكتب نقطة وبعد كتابة النقطة يمكنك كتابة الأرقام على يمين العلامة(لاحظ أن نفس مفتاح النقطة فى اللغة الانجليزية يستخدم لإدخالها فى اللغة العربية ولكن مع مفتاح Shift )
3-إذا كان العدد يحتوى على كسر اعتيادى مثلا 5 وربع فابدأ بكتابة الأرقام الصحيحة من اليمين لليسار حتى إذا فرغت منها وجاء دور الكسر فقم بكتابة مسافة ثم اكتب بسط الكسر ثم اكتب علامة / ثم اكتب المقام
4-إذا رغبت فى كتابة كسر اعتبارى بدون أرقام قبله فيجب أن تسبقه بصفر ثم نترك مسافة ثم نكتبه
5-إذا رغبت فى كتابة كسر عشرى بدون أرقام صحيحة فيمكننا البدء بالعلامة العشرية لاحظ أن الكسر الاعتيادى يعرض فقط بهذا الشكل أما إذا نظرنا لشريط الصيغة فسوف نجد إكسل يكتبه ككسر عشرى
6-البيانات الرقمية يتم ضبطها تلقائيا ناحية اليمين ولكن مع ذلك يمكن ضبطها فى أى ناحية أخرى بعد ذلك
7-يتم إدخال التاريخ بنفس طريقة إدخال الكسور الاعتيادية حيث يمكن إدخال اليوم ثم علامة / ثم إدخال الشهر ثم علامة / ثم إدخال العام ثنائيا أو رباعيا كما يمكن تجاهل إدخال العام والاكتفاء باليوم والشهر
8-يتطلب إجراء عملية حسابية مباشرة فى أحد الخلايا أن تدخل علامة = أو + أو - فى بداية الخلية ثم تبدأ فى كتابة القيم وعلامات الجمع والطرح والضرب والقسمة والأسس حسب العملية التى تريد أن تنفذها وفى النهاية اضغط مفتاح الإدخال أو أتمم عملية الإدخال بأى طريقة آخرى على الفور سيقوم برنامج إكسل بإجراء العملية الحسابية وإظهار النتيجة فى الخلية
-إدخال الأرقام كنصوص:
نحتاج فى بعض الأحيان لإدخال بعض البيانات الرقمية ولكن نريد التعامل معها كنصوص والمبرر لذلك هو أن هناك بعض البيانات الرقمية يفضل أن ندخلها كنصوص لأنها هى فى حقيقتها نصوص وعناوين وليست أرقاما وهذه البيانات مثل رقم التليفون أو عنوان صندوق بريدى هى فى حقيقتها عنوان وليست أرقام ولكن ما المانع أن ندخل هذه البيانات كقيم رقمية؟
بقوم إكسل دائما بإعادة تشكيل البيانات الرقمية بما لا يغير قيمتها فمثلا الأصفار على الشمال يلغيها وهذا بالطبع لا يتوافق مع العناوين والأرقام الكودية والتى يجب حفظها كما هى بدون تغيير وسوف يسمح إكسل رغم ذلك بإجراء العمليات الحسابية عليها تماما كالقيم الرقمية العادية
كما يمكنك تنسيق عدة خلايا على أنها خلايا نصوص ثم تكتب ما تشاء من أرقام داخلها ليعتبرها إكسل نصوص ولتفعل ذلك حدد هذه الخلايا ثم افتح مربع حوار (تنسيق خلايا)فيظهر لك مربع الحوار ثم اختر الأمر"نص"ثم اضغط موافق لاحظ أن الأرقام التى تدخل كنصوص يتم ضبطها تلقائيا ناحية اليسار وليس ناحية اليمين وكذلك القيم التى سيتم حسابها من أرقام منسقة كنصوص
-تعبئة البيانات:
هى حالة خاصة لعملية نسخ البيانات ويتم فيها نسخ محتويات أحد الخلايا فى عدة خلايا مجاورة لها فعندما ندخل بيان ما فى خلية أو أكثر ونريد نسخة لخلايا مجاورة له فيمكننا استخدام خاصية التعبئة كما يلى:
نقف قبل الخلية أو الخلايا التى أدخلنا فيها البيان ثم نضغط مفتاحى Ctrl+D لتعبئة نسخة أخرى منه
ولنسخ عدة نسخ تحدد نطاقا يحتوى على البيانات المكتوبة والأماكن الخالية المراد النسخ فيها ثم نفتح قائمة تحرير ونختار منها (تعبئة)ومن القائمة الفرعية نختار اتجاه التعبئة المطلوب(الى الأسفل أم إلى اليمين أم إلى الأعلى أم إلى اليسار)
وبالضغط على مفتاح موافق يتم النسخ للخلايا المحددة أما الطريقة المثالية لتنفيذ عملية التعبئة فتكون باستخدام مقبض التعبئة الذى يظهر عند الركن الأخير من مؤشر الخلايا أو من النطاق المحدد وعندما تقف بالماوس فوق هذا المقبض سوف يتحول المؤشر لعلامة + وعند ذلك يمكن أن تسحب هذا المؤشر لتحديد الجزء المراد تعبئته البيانات لاحظ انك بهذه الطريقة يمكنك تعبئة البيانات فى أى من الاتجاهات الأربعة ولعدة نسخ وبعد أن تحدد المساحة المطلوب تعبئتها اترك الماوس
-ادخال السلاسل
كثيرا ما نحتاج لإدخال مجموعة بيانات فى خلايا مجاورة لبعضها فيما يشبه السلسلة ومن أمثلة ذلك سلسلة بأيام الأسبوع أو أشهر السنة أو أرقام متوالية عددية أو هندسية وغير ذلك كثير ويسهل لنا إكسل أن نعبىء الخانات بهذه السلاسل تلقائيا وبمنتهى السهولة
والطريقة المباشرة فى إكسل لإنشاء السلاسل هى ملء خانتين من السلسلة ثم سحب مقبض التعبئة حتى نغطى الخلايا المطلوب تعبئتها وترك الماوس فى هذه الحالة سيقوم إكسل بلء السلسلة تلقائيا بمعرفة قيمة الخانة الأولى والقيمة التى تفصل بين الأولى والثانية(قيمة الخطوة)وتحديد القيمة النهائية عن طريق عدد خانات النطاق المحدد
ويلاحظ عند تعبئة السلاسل ما يلى:
1-ان سلاسل التاريخ لا تحتاج لمثل هذا الإجراء حيث يكتفى بكتابة خلية واحدة ثم يكملها اكسل تلقائيا
2-يمكن أن تبدأ السلسلة بأى رقم أو يوم أو تاريخ
3-يمكن أن تكون خطوة السلسة تصاعدية +2 مثلا أو تنازلية -2 مثلا
وهناك طريقة أخرى تعتمد على التحكم الكامل فى بداية ونهاية وتدرج السلسة تعتمد على تنفيذ الخطوات التالية:
1-قم بكتابة أول أو أول وثانى خانتين فى السلسلة ثم اسحب مقبض التعبئة بزر الماوس الأيمن حتى تغطى المكان المطلوب ملئه بالسلسة وعندما ترفع يدك عن الفارة ستظهر القائمة المختصرة
2-اختر منها سلسلة عند ذلك سيظهر مربع حوار (سلسلة)
والذى يمكنك من خلاله تحديد ما يلى:
-هل تريد السلسلة فى الصفوف أم فى الأعمدة
-تحديد نوع السلسلة هل هى سلسلة خطية بمعنى أنها تمثل متوالية عددية تزيد قيمة كل خانة فيها عن السابقة بمقدار(قيمة الخطوة)المذكورة هنا أم هل هى سلسلة نمو بمعنى أنها تمثل متوالية هندسية تساوى قيمة كل خانة فيها قيمة الخانة السابقة مضروبة فى (قيمة الخطوة)المذكورة هنا أم هى سلسلة تاريخ وعند ذلك سيكون عليك تحديد وحدة التاريخ التى تزيدها السلسلة(هل هى يوم أم أسبوع أم شهر أم سنة)لاحظ أيضا أن (قيمة الخطوة) ستؤثر هنا أى أنها ستحدد كم يوم أو شهر أو سنة فرق بين كل خانة والتالية لها وأخيرا يمكنك اختيار النوع (تعبئة تلقائية) والذى يعنى تعبئة الخلايا استنباطيا من الخانات التى تم إدخالها بالفعل بواسطتك قبل إصدار الأمر سلسلة
-فى خانة (قيمة التوقف)يجب تحديد الحد الأقصى الذى تريد وصول السلسلة له حيث أن السلسلة لن تتعدى النطاق المحدد
-التعليقات
لإنشاء تعليق فى خلية ما انقر بزر الماوس الأيمن عليها ثم اختر الأمر (إدراج تعليق)لتجد إكسل فورا قد وضع علامة حمراء فى ركن الخلية تسمى(مؤشر التعليق)وفتح لك مربع اصفر اللون كتب فيه اسم المستخدم وترك لك مؤشر الكتابة داخله لتقوم بكتابة التعليق ابدأ فورا فى كتابة التعليق لاحظ أن النص يلتف عند الوصول لنهاية السطر يمكنك تغيير أبعاد مربع التعليق باستخدام تلك المقابض كما يمكنك سحبه بالماوس لأى مكان عندما يصبح المؤشر بهذا الشكل وسوف يتحرك معك السهم الذى يربط المربع بالخلية حتى لا تنسى أنه يخص هذه الخلية ولإنهاء التعليق انقر بالماوس خارج المربع فى أى خلية ولإظهار تعليق أى خلية(والتى تميز بمؤشر التعليق الأحمر)ضع مؤشر الماوس عليها ليظهر التعليق فورا ولتعديل التعديل انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية واختر من القائمة(تحرير التعليق)قم بالتعديل المطلوب ثم انقر أيضا خارج المربع لتنهى عملية التعديل ولحذف تعليق انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية واختر من القائمة (حذف التعليق) ولإظهار كافة التعليقات حتى تراجعها مرة واحدة افنح قائمة عرض واختر منها الأمر(تعليقات)لاحظ أن اختيار نفس الأمر مرة أخرى سوف يخفى كل التعليقات
********************
3-التحرير
3-1 تحرير محتويات خلية
انقر نقرا مزدوجا فوق الخلية التى تحتوى على البيانات التى تريد تحريرها
قم بإجراء أية تغييرات على محتويات الخلية
لإدخال التغييرات اضغط Enter
لإلغاء التغييرات اضغط Esc
تلميحات:
-تشغيل التحرير مباشرة فى الخلايا أو ايقاف تشغيله انقر فوق"خيارات"على قائمة "بيانات" وانقر فوق علامة التبويب "تحرير"ثم حدد أو امسح خانة الاختيار "التحرير مباشرة فى الخلية"
-للإضافة إلى نهاية محتويات الخلية بسرعة حدد الخلية واضغط f2
3-2 وظائف التحرير
بعد ان عرفنا كيفية إدخال البيانات سنتعرف هنا عن وظائف التحرير وهى الوظائف التى تسمح لنا بإجراء أى تعديل فى البيانات التى أدخلناها حيث سنعرف كيف نمسح البيانات أو نقلها من مكان لآخر أو ننسخها أو نزيحها لتوسيع مكان لغيرها وغير ذلك وهذه هى أكثر الوظائف حاجة لأن يكون هناك عدة طرق للوصول إليها لأنها هى الوظائف الأكثر استخداما طوال مدة العمل ليس فى إكسل فقط ولكن فى معظم التطبيقات وعموما سنحاول شرح كل وظيفة بعدة طرق لتوفير المرونة فى الاختيار
وفيما يلى عرض لأهم وظائف التحرير الأساسية:
-المسح
-الحذف
-النقل والنسخ
1-المسح:
عندما تحذف خلايا يقوم microsoft excel بإزالتها من ورقة العمل وإزاحة الخلايا المحيطة لتعبئة المسافات أما عندما تمسح خلايا فإنك تزيل محتويات الخلايا(صيغ وبيانات)أو تنسيقاتها (بما فيها تنسيقات الأرقام والتنسيقات الشرطية والحدود)أو تعليقاتها ولكن تترك الخلايا فارغة فى ورقة العمل
-مسح المحتويات أو التنسيقات أو التعليقات من الخلايا:
1-حدد الخلايا أو الصفوف أو الأعمدة التى تريد مسحها
2-فى القائمة "تحرير"أشر إلى الأمر"مسح"ثم انقر فوق "الكل"أو "المحتويات"أو"التنسيقات"أو"التعليقات"
مهارات وملاحظات وتلميحات:
-عند النقر فوق أحد الخلايا ثم ضغط أحد المفتاحين DELETE أو BACKSPACE يزيل Microsoft Excel محتويات الخلية ولكنه لا يزيل أية تعليقات أو تنسيقات من الخلايا
-إذا قمت بمسح إحدى الخلايا يزيل Microsoft Excel المحتويات أو التنسيقات أو التعليقات أو الثلاثة معا من الخلية وتعنبر قيمة الخلية الممسوحة(صفر)والصيغة التى تشير إلى تلك الخلية سوف تستقبل القيمة(صفر)
-لإزالة كافة التعليقات من ورقة عمل انقر فوق الأمر "انتقال الى"فى القائمة "تحرير" وانقر فوق "خاص"ثم انقر فوق "التعليقات"عندئذ أشر إلى الأمر"مسح"فى القائمة"تحرير"وانقر فوق "تعليقات"
2-حذف خلايا أو صفوف أو أعمدة:
1-حدد الخلايا أو الصفوف أو الأعمدة
2-على القائمة"تحرير"انقر فوق الأمر"حذف"
3-أشر فى مربع الحوار على نوع الحذف
4-أنقر على مفتاح موافق تتم ازاحة الخلايا المحيطة لتعبئة المسافات حسب الاختيار
ملاحظة:يقوم microsoft excel بالابقاء على الصيغ محدثة وذلك بضبط المراجع للخلايا المطلقة التى تمت إزاحتها لعكس مواقعها الجديدة
3-النقل والنسخ:
النقل Move هو حذف الشىء من مكانه ووضعه فى مكان أخر ويتم اما بطريقة الجر والإلقاء أو بطريقة القص واللصق والنسخ Copy هو وضع نسخة أخرى فى المكان الجديد مع الاحتفاظ بالنسخة الأصلية فى مكانها ويتم أما بطريقة الجر والإلقاء أو بطريقة النسخ واللصق
أولا:من خلال أوامر القص (فى حالة الرغبة فى النقل)أو النسخ(فى حالة الرغبة فى عمل نسخة اضافية)ثم اللصق(سواء كان مسبوقا بقص أو نسخ)
يمكن استخدام أوامر القص واللصق فى إكسل تماما كما تستخدم فى جميع تطبيقات ويندوز حيث ينفذ الأمر قص ولصق لنقل الخلايا كما يلى:
1-قم بتحديد الخلية أو الخلايا المطلوب نقلها ثم انقر زر (قص)فى شريط الأدوات القياسى أو اضغط مفتاحى Ctrl-X أو اختر الأمر قص من قائمة تحرير أو من القائمة المختصرة التى تظهر عند نقر زر الماوس الأيمن على الخلايا المحددة
2-عند ذلك سيظهر حول الخلايا التى نفذت القص عليها إطار متحرك ومعناه أن الخلايا جاهزة للنقل
3-انتقل الأن للمكان الذى ستنقل الخلايا إليه وقف على أول خلية فيه ثم قم بنقر زر(لصق)فى شريط الأدوات القياسى أو اضغط مفتاحى Ctrl-V أو اختر الأمر(لصق) من قائمة تحرير أو من القائمة المختصرة
4-فى هذه اللحظة ستختفى محتويات الخلايا المنقولة وتظهر فى المكان الجديد
كما يمكن استخدام أوامر النسخ واللصق بنفس الطريقة ولكن بتحديد الجزء المنسوخ واختيار الأمر(نسخ)بدلا من الأمر (قص)ثم الانتقال للمكان الجديد (المنسوخ اليه)واختيار الأمر(لصق)مع ملاحظة أن النسخة الأصلية هنا تظل كما هى بعد النسخ كما يظل الإطار المتحرك ظاهرا حولها ومعنى هذا أنه مازال بإمكاننا أن ننتقل لمكان أخر ثم تكرر عملية اللصق مرة واثنين أو أى عدد من المرات طالما أن الإطار المتحرك مازال ظاهرا ويمكن إخفائه فى أى وقت بضغط مفتاح Esc كما أنك إذا قمت بتنفيذ الأمر قص أو نسخ ثم انتقلت لمكان أخر وضغطت مفتاح الإدخال فسوف يتم تنفيذ عملية القص أو النسخ لمرة واحدة ويختفى الإطار المتحرك عن الجزء الأصلى
ثانيا:من خلال طريقة الجر(السحب)والإلقاء(الافلات):
سنبدأ أولا بالنقل ونوضح كيفية تنفيذه باستخدام الماوس وذلك على النحو التالى:
1-قم بتحديد الخلية أو النطاق الأصلى ثم ارفع يدك عن الماوس
2-وضع مؤشر الماوس عند أحد أطراف النطاق المحدد حتى يتحول شكل المؤشر إلى سهم عند ذلك فقط يمكنك أن تسحب الجزء المحدد بالماوس للمكان الذى تود نقله إليه
3-عندما ترفع يدك عن الماوس ستجد بيانات النطاق قد اختفى من مكانه وانتقل معك للمكان الجديد
ولا يختلف النسخ عما سبق أنه فى النسخ يتم الاحتفاظ بمفتاح Control مضغوطا أثناء عملية السحب أى تضغطه وتظل ضاغطا عليه تبدأ فى السحب وتنهيه بإفلات الماوس
ملاحظة:
-يتصف النسخ والنقل باستخدام الماوس بأنه أكثر سهولة وأيسر استخداما فى التطبيق العملى فى حالة تجاور المكان المنقول أو المنسوخ منه والمكان المنقول أو المنسوخ
-طريقة الأوامر هى الأنسب للنقل والنسخ بين الأماكن البعيدة
ملاحظات عامة اضافية:
-النقل والنسخ من ورقة لأخرى:يمكنك النقل والنسخ باستخدام الأوامر بين ورقة عمل وأخرى بل من مصنف لأخر بل لأى تطبيق أخر داخل ويندوز من خلال أوامر القص(أو النسخ)ثم اللصق بعد ذلك
-النقل والنسخ لنطاق به بيانات:عندما تستخدم طريقة قص أو نسخ ثم ننتقل لمكان به بيانات أيضا ثم نصدر أمر اللصق سيقوم إكسل بإحلال البيانات المنقولة أو المنسوخة محل الموجودة أصلا ولكن عندما نستخدم الماوس لأداء نفس العمل سيعرض إكسل رسالة يتأكد فيها من إحلال البيانات المنقولة أو المنسوخة محل الأصلية
فى حالة التأكد اضغط موافق أما فى حالة ان حركة الماوس كانت خاطئة اضغط مفتاح الغاء الأمر
ثالثا:من خلال القوائم المختصرة:
-قم بتحديد الجزء المراد نسخ وبعد ذلك قم بسحبه وإفلاته باستخدام الزر الأيمن للماوس بدلا من الزر الأيسر وعندما ترفع يدك عن الماوس ستظهر قائمة الزر الأيمن
-تمكنك هذه القائمة من إجراء عدد من وظائف النسخ والنقل
3-1 تحرير محتويات خلية
انقر نقرا مزدوجا فوق الخلية التى تحتوى على البيانات التى تريد تحريرها
قم بإجراء أية تغييرات على محتويات الخلية
لإدخال التغييرات اضغط Enter
لإلغاء التغييرات اضغط Esc
تلميحات:
-تشغيل التحرير مباشرة فى الخلايا أو ايقاف تشغيله انقر فوق"خيارات"على قائمة "بيانات" وانقر فوق علامة التبويب "تحرير"ثم حدد أو امسح خانة الاختيار "التحرير مباشرة فى الخلية"
-للإضافة إلى نهاية محتويات الخلية بسرعة حدد الخلية واضغط f2
3-2 وظائف التحرير
بعد ان عرفنا كيفية إدخال البيانات سنتعرف هنا عن وظائف التحرير وهى الوظائف التى تسمح لنا بإجراء أى تعديل فى البيانات التى أدخلناها حيث سنعرف كيف نمسح البيانات أو نقلها من مكان لآخر أو ننسخها أو نزيحها لتوسيع مكان لغيرها وغير ذلك وهذه هى أكثر الوظائف حاجة لأن يكون هناك عدة طرق للوصول إليها لأنها هى الوظائف الأكثر استخداما طوال مدة العمل ليس فى إكسل فقط ولكن فى معظم التطبيقات وعموما سنحاول شرح كل وظيفة بعدة طرق لتوفير المرونة فى الاختيار
وفيما يلى عرض لأهم وظائف التحرير الأساسية:
-المسح
-الحذف
-النقل والنسخ
1-المسح:
عندما تحذف خلايا يقوم microsoft excel بإزالتها من ورقة العمل وإزاحة الخلايا المحيطة لتعبئة المسافات أما عندما تمسح خلايا فإنك تزيل محتويات الخلايا(صيغ وبيانات)أو تنسيقاتها (بما فيها تنسيقات الأرقام والتنسيقات الشرطية والحدود)أو تعليقاتها ولكن تترك الخلايا فارغة فى ورقة العمل
-مسح المحتويات أو التنسيقات أو التعليقات من الخلايا:
1-حدد الخلايا أو الصفوف أو الأعمدة التى تريد مسحها
2-فى القائمة "تحرير"أشر إلى الأمر"مسح"ثم انقر فوق "الكل"أو "المحتويات"أو"التنسيقات"أو"التعليقات"
مهارات وملاحظات وتلميحات:
-عند النقر فوق أحد الخلايا ثم ضغط أحد المفتاحين DELETE أو BACKSPACE يزيل Microsoft Excel محتويات الخلية ولكنه لا يزيل أية تعليقات أو تنسيقات من الخلايا
-إذا قمت بمسح إحدى الخلايا يزيل Microsoft Excel المحتويات أو التنسيقات أو التعليقات أو الثلاثة معا من الخلية وتعنبر قيمة الخلية الممسوحة(صفر)والصيغة التى تشير إلى تلك الخلية سوف تستقبل القيمة(صفر)
-لإزالة كافة التعليقات من ورقة عمل انقر فوق الأمر "انتقال الى"فى القائمة "تحرير" وانقر فوق "خاص"ثم انقر فوق "التعليقات"عندئذ أشر إلى الأمر"مسح"فى القائمة"تحرير"وانقر فوق "تعليقات"
2-حذف خلايا أو صفوف أو أعمدة:
1-حدد الخلايا أو الصفوف أو الأعمدة
2-على القائمة"تحرير"انقر فوق الأمر"حذف"
3-أشر فى مربع الحوار على نوع الحذف
4-أنقر على مفتاح موافق تتم ازاحة الخلايا المحيطة لتعبئة المسافات حسب الاختيار
ملاحظة:يقوم microsoft excel بالابقاء على الصيغ محدثة وذلك بضبط المراجع للخلايا المطلقة التى تمت إزاحتها لعكس مواقعها الجديدة
3-النقل والنسخ:
النقل Move هو حذف الشىء من مكانه ووضعه فى مكان أخر ويتم اما بطريقة الجر والإلقاء أو بطريقة القص واللصق والنسخ Copy هو وضع نسخة أخرى فى المكان الجديد مع الاحتفاظ بالنسخة الأصلية فى مكانها ويتم أما بطريقة الجر والإلقاء أو بطريقة النسخ واللصق
أولا:من خلال أوامر القص (فى حالة الرغبة فى النقل)أو النسخ(فى حالة الرغبة فى عمل نسخة اضافية)ثم اللصق(سواء كان مسبوقا بقص أو نسخ)
يمكن استخدام أوامر القص واللصق فى إكسل تماما كما تستخدم فى جميع تطبيقات ويندوز حيث ينفذ الأمر قص ولصق لنقل الخلايا كما يلى:
1-قم بتحديد الخلية أو الخلايا المطلوب نقلها ثم انقر زر (قص)فى شريط الأدوات القياسى أو اضغط مفتاحى Ctrl-X أو اختر الأمر قص من قائمة تحرير أو من القائمة المختصرة التى تظهر عند نقر زر الماوس الأيمن على الخلايا المحددة
2-عند ذلك سيظهر حول الخلايا التى نفذت القص عليها إطار متحرك ومعناه أن الخلايا جاهزة للنقل
3-انتقل الأن للمكان الذى ستنقل الخلايا إليه وقف على أول خلية فيه ثم قم بنقر زر(لصق)فى شريط الأدوات القياسى أو اضغط مفتاحى Ctrl-V أو اختر الأمر(لصق) من قائمة تحرير أو من القائمة المختصرة
4-فى هذه اللحظة ستختفى محتويات الخلايا المنقولة وتظهر فى المكان الجديد
كما يمكن استخدام أوامر النسخ واللصق بنفس الطريقة ولكن بتحديد الجزء المنسوخ واختيار الأمر(نسخ)بدلا من الأمر (قص)ثم الانتقال للمكان الجديد (المنسوخ اليه)واختيار الأمر(لصق)مع ملاحظة أن النسخة الأصلية هنا تظل كما هى بعد النسخ كما يظل الإطار المتحرك ظاهرا حولها ومعنى هذا أنه مازال بإمكاننا أن ننتقل لمكان أخر ثم تكرر عملية اللصق مرة واثنين أو أى عدد من المرات طالما أن الإطار المتحرك مازال ظاهرا ويمكن إخفائه فى أى وقت بضغط مفتاح Esc كما أنك إذا قمت بتنفيذ الأمر قص أو نسخ ثم انتقلت لمكان أخر وضغطت مفتاح الإدخال فسوف يتم تنفيذ عملية القص أو النسخ لمرة واحدة ويختفى الإطار المتحرك عن الجزء الأصلى
ثانيا:من خلال طريقة الجر(السحب)والإلقاء(الافلات):
سنبدأ أولا بالنقل ونوضح كيفية تنفيذه باستخدام الماوس وذلك على النحو التالى:
1-قم بتحديد الخلية أو النطاق الأصلى ثم ارفع يدك عن الماوس
2-وضع مؤشر الماوس عند أحد أطراف النطاق المحدد حتى يتحول شكل المؤشر إلى سهم عند ذلك فقط يمكنك أن تسحب الجزء المحدد بالماوس للمكان الذى تود نقله إليه
3-عندما ترفع يدك عن الماوس ستجد بيانات النطاق قد اختفى من مكانه وانتقل معك للمكان الجديد
ولا يختلف النسخ عما سبق أنه فى النسخ يتم الاحتفاظ بمفتاح Control مضغوطا أثناء عملية السحب أى تضغطه وتظل ضاغطا عليه تبدأ فى السحب وتنهيه بإفلات الماوس
ملاحظة:
-يتصف النسخ والنقل باستخدام الماوس بأنه أكثر سهولة وأيسر استخداما فى التطبيق العملى فى حالة تجاور المكان المنقول أو المنسوخ منه والمكان المنقول أو المنسوخ
-طريقة الأوامر هى الأنسب للنقل والنسخ بين الأماكن البعيدة
ملاحظات عامة اضافية:
-النقل والنسخ من ورقة لأخرى:يمكنك النقل والنسخ باستخدام الأوامر بين ورقة عمل وأخرى بل من مصنف لأخر بل لأى تطبيق أخر داخل ويندوز من خلال أوامر القص(أو النسخ)ثم اللصق بعد ذلك
-النقل والنسخ لنطاق به بيانات:عندما تستخدم طريقة قص أو نسخ ثم ننتقل لمكان به بيانات أيضا ثم نصدر أمر اللصق سيقوم إكسل بإحلال البيانات المنقولة أو المنسوخة محل الموجودة أصلا ولكن عندما نستخدم الماوس لأداء نفس العمل سيعرض إكسل رسالة يتأكد فيها من إحلال البيانات المنقولة أو المنسوخة محل الأصلية
فى حالة التأكد اضغط موافق أما فى حالة ان حركة الماوس كانت خاطئة اضغط مفتاح الغاء الأمر
ثالثا:من خلال القوائم المختصرة:
-قم بتحديد الجزء المراد نسخ وبعد ذلك قم بسحبه وإفلاته باستخدام الزر الأيمن للماوس بدلا من الزر الأيسر وعندما ترفع يدك عن الماوس ستظهر قائمة الزر الأيمن
-تمكنك هذه القائمة من إجراء عدد من وظائف النسخ والنقل
***********************
4-حفظ المصنف وفتحه واغلاقه
4-1 حفظ المصنف لأول مرة
-عندما تحفظ المصنف للمرة الأولى تعين له اسم ملف وتشير إلى المواقع حيث تريد تخزين الملف على القرص الثابت
للكمبيوتر أو فى موقع أخر وفى كل مرة تقوم بحفظ المصنف يقوم Microsoft Excel بتحديث ملف المصنف بتغييراتك الأخيرة4-1 حفظ المصنف لأول مرة
-عندما تحفظ المصنف للمرة الأولى تعين له اسم ملف وتشير إلى المواقع حيث تريد تخزين الملف على القرص الثابت
-ملاحظة:يمكنك استخدام Microsoft Excel 97 فى اصدار سابق من Microsoft Excel أو فى برنامج أخر بحفظ المصنف فى تنسيق ملف تعلم أنه بإمكان البرنامج الأخر فتحه
-حفظ مصنف جديد وغير مسمى:
1-على القائمة "ملف"انقر فوق "حفظ بأسم"
2-فى القائمة "حفظ فى "حدد محرك الأقراص والمجلد حيث تريد حفظ المصنف لحفظ المصنف فى ملف جديد انقر فوق"
إنشاء مجلد جديد"
3-فى المربع"اسم الملف"اكتب اسما للمصنف
يمكنك استخدام أسماء ملفات طويلة ووصفية
4-انقر فوق"حفظ"
4-2 تعاملات أخرى مع المصنفات
4-2-1 حفظ المصنف أثناء التشغيل
إذا كانت ورقة العمل كبيرة وتتضمن بيانات كثيرة فإنه تجنبا للمشاكل الناتجة عن انقطاع التيار الكهربائى أو حدوث عطل
مفاجىء يفضل الحفظ كل فترة أثناء العمل وذلك باختيار الأمر"حفظ"من قائمة"ملف"أو باستخدام أداة الحفظ الموجودة
بشريط الأدوات القياسى وهو ثالث رمز من ناحية اليسار فى شريط الأدوات القياسى وهنا يحل برنامج إكسل النسخة
الجديدة محل النسخة القديمة وبنفس الاسم
4-2-2 إغلاق المصنف
لإغلاق المصنف المفتوح والذى تم حفظه باسم Book1 يتم ذلك بنقر مربع قائمة التحكم فى نافذة هذا المصنف نقرا
مزدوجا أو بنقر مربع الاغلاق الموجود على يمين المصنف نقرة واحدة وهنا يتم اغلاق المصنف إلا إذا لم تكن قد حفظته
فإنه سوف يظهر مربعا حواريا يسألك هل ترغب فى حفظ التغيرات التى تمت على المصنف أم لا
وفى حالة الرغبة فى حفظ الرغبة فى حفظ التغييرات يتم اختيار"نعم"وفى حالة عدم الرغبة فى ذلك يتم اختيار"لا"وبذلك
يتم إغلاق المصنف إما بحفظ تغييراته أو بعدم حفظها هذا ويمكن إغلاق المصنف بطريقة أخرى وذلك نقر قائمة ملف
واختيار الأمر إغلاق
4-2-3 فتح المصنف
عند الرغبة فى استكمال العمل بالمصنف الذى تم تم حفظه مسبقا باسم Book1 يقتضى الأمر ضرورة فتحه ويتم المصنف
بإحدى طريقتين هما:
الطريقة الأولى:فتح المصنف باستخدام الأوامر:
ويتم ذلك بنقر قائمة "ملف"والتى يتسدل منها قائمة بأوامر منها قائمة بأوامر التعامل مع الملف ويظهر بأسفل هذه القائمة
أسماء أخر مجموعة المصنفات تم التعامل معها وبالنقر على الملف المرغوب (اذا كان موجودا بينها)سيظهر أمامك على
الشاشة
الطريقة الثانية:فتح المصنف من شريط الأدوات:
ويتم ذلك بنقر أداة فتح الملف الموجودة فى شريط الأدوات القياسى وهنا سوف يظهر مربعا حواريا بعنوان فتح ويتضمن
قائمة بأسماء الملفات المحفوظة والتى يمكن فتحها
وبنقر اسم الملف المطلوب ثم نقر "فتح"سيختفى المربع الحوارى ويظهر المصنف على الشاشة هذا ويمكن فتح الملف مباشرة بالنقر على إسمه نقرا مزدوجا
منقول للامانه وللاستفاده
0 التعليقات:
إرسال تعليق