الوصف الوظيفى لمنسق المشتريات

منسق مشتريات

التبعية : إدارة المشتريات كود الوظيفة : MD 015

الهدف و الغرض من الوظيفة:

تنظيم و حفظ و إمساك سجلات و نماذج إدارة المشتريات و إدخال البيانات على الحاسب الآلى و مساعدة مدير المشتريات فى مهامه حسب الطلب

الرئيس المباشر:

- مدير المشتريات

المهام و المسئوليات:

- ينوب عن مدير المشتريات فى حالة عدم تواجده بسبب الأجازات أو المرض أو السفر أو خلو المنصب

- المشاركة فى التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية لإدارة المشتريات

- تنفيذ الخطط و البرامج التنفيذية الخاصة بإدارة المشتريات

- تدريب الأفراد العاملين بإدارة المشتريات على أعمالهم و نقل خبرته إليهم بحيث يكونوا مؤهلين للحلول محله فى حالة فراغ المنصب

- مساعدة مدير المشتريات في التأكد من قدرات الموردين على الوفاء بمتطلبات أوامر الشراء و طلبات عروض الأسعار و إستبيان الخامات وذلك قبل اعتماده أى المساعدة فى تقييم الموردين

- تحرير سجل قيد الموردين والقرارات التي يصدرها مدير المشتريات

- إقتراح الإجراءات التحسينية و العلاجية و الوقائية التى من شأنها تحسين أداء العمل بإدارته

- المشاركة فى إعداد الميزانية المناسبة لإدارة المشتريات فى حدود إمكانيات المنظمة بناءاً على دراسات

- تنفيذ جميع المهام التى يطلبها مدير المشتريات فى حدود العمل بإدارة المشتريات

- رفع تقرير أسبوعى إلى مدير المشتريات لبيان ما تم إنجازه و ما تم تأجيله مع بيان السبب

- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لإدارة المشتريات

- منسق المشتريات مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء المشتريات و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

نطاق المسئولية و الإشراف:

- منسق المشتريات مسئول عن كل ما يتم تكليفه به من أعمال و مسئول عن جميع المستندات التى يحررها أو يراجعها مسئولية كاملة و يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على مندوبي المشتريات

السلطات و الصلاحيات:

- تنحصر سلطات و صلاحيات منسق المشتريات فى ما تم تكليفه به وليس له سلطة إتخاذ قرارات إلا فى حدود مهامه التى يؤديها

المؤهلات الدراسية:

منسق المشتريات يفضل أن يحمل أى من المؤهلات التالية:

- بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)

- بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال - بكالريوس نظم معلومات إدارية

- بكالريوس تجارة – قسم محاسبة

الدورات التدريبية:

منسق المشتريات يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:

1- مفاهيم نظم الجودة 2- المراجعة الداخلية

الخــبرات:

منسق المشتريات يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:

- خبرة بالعمل الإدارى لا تقل عن ثلاثة سنوات منها سنة على الأقل فى ضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)

- خبرة ثلاث سنوات كمندوب مشتريات (خبرة داخل الشركة)

اللـغــات:

- اللغة العربية

بطلاقة تحدثاً و كتابة

- اللغة الإنجليزية

يفضل جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة

المهــارات:

منسق المشتريات يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:

1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق

2- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى بإحتراف

3- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة

4- التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف

5- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية

6- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً

7- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم

8- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين

9- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك

السمات الشخصية:

يجب أن يتحلى منسق المشتريات بالسمات التالية:

1- الإنضباط فى المواعيد

2- التركيز و المنطقية فى التفكير

3- معدل ذكاء عالى

4- هادىء الطباع و غير إنفعالى

5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى

6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه

7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز

8- حسن المظهر و الأناقة

9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة

10- يفضل ألا يقل السن عند التعيين فى وظيفة منسق المشتريات عن 23 سنة و لا يزيد عن 30 سنة

مدة العمل فى الوظيفة:

لا تقل مدة العمل فى وظيفة منسق المشتريات عن ثلاث سنوات و لا تزيد عن سبع سنوات

الترقـيات:

بعد إنتهاء مدة عمل منسق المشتريات ، و فى حالة حصوله على معدل تراكمى خلال مدة خدمته لا يقل عن 90% فى تقرير التقييم السنوى ، يتم ترقيته إلى وظيفة مدير المشتريات

معايير التقييم:

1- نتائج المراجعات الداخلية الخاصة بإجراءات المشتريات من خلال إدارة نظام الجودة
2- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية
3- التقارير الأسبوعية التى يرفعها منسق المشتريات لرئيسه المباشر (مدير المشتريات)
4- تقرير الرئيس المباشر (مدير المشتريات)